Conditional Formatting & Sorting

Conditional Formatting কাকে বলে ?

শর্তসাপেক্ষ ফর্ম্যাটিং (Conditional Formatting): পূর্বনির্ধারিত শর্তের উপর নির্ভর করে কোনো সেলের ফর্ম্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারন করার পদ্ধতিকে কন্ডিশনাল ফর্মেটিং বলে । এই পদ্ধতির মাধ্যমে কোনো সেলের Font Color, Font Style, Cell Border, Fill, Pattern, Shedding ইত্যাদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত করা যায় । কোনো সেলে সর্বাধিক 6 টি কন্ডিশন প্রদান করা যায় ।

Conditional Formatting কীভাবে প্রয়োগ করবে –

• যে সেলে Condition প্রদান করতে হবে সেই সেলগুলি সিলেক্ট করতে হবে ।
• Home ট্যাবের Styles কমান্ডগ্রুপের Conditional Formatting ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে New Rule অপশনে ক্লিক করতে হবে ।
• New Formatting Rule ডায়লগ বস্ক খুলবে সেখান থেকে Format Only Cells That Contain সিলেক্ট করতে হবে ।
• Edit the Rule Description অংশে নির্দিষ্ট শর্ত সেট করে, তথ্যের Format সিলেক্ট করে OK বাটনে ক্লিক করতে হবে ।

Exercise 1: মার্কসের তালিকা প্রস্তুত করার সময় ছাত্রছাত্রীরা যে বিষয়গুলিতে 80 এর ওপর পেয়ছে অর্থাৎ যে সেলেগুলির ভ্যালু 80 এর ওপর, সেই সেলগুলি লাল রং এর হবে ।

Exercise 2: মার্কসের তালিকা প্রস্তুত করার সময় ছাত্রছাত্রীরা যে বিষয়গুলিতে 80 এর ওপর পেয়ছে অর্থাৎ যে সেলেগুলির ভ্যালু 80 এর ওপর, সেই সেলগুলি সবুজ রং এর হবে এবং যারা 30 এর নিচে পেয়েছে সেই ঘরগুলি লাল রং এর হবে ।

Sorting কাকে বলে?

MS Excel Worksheet এর একই রো বা কলামের ডেটাগুলিকে মানের ঊর্ধবক্রম(Ascending) বা অধঃক্রম(Descending) অনুসারে সজানোর পদ্ধতিকে ডেটা শটিং বলে ।

ডেটা শটিং সাধারণত দু-প্রকার-

1.Ascending Order : রো বা কলামের ডেটা মানের ঊর্ধবক্রমে  এবং টেক্সট হলে A-Z অনুসারে সাজানোর পদ্ধতি ।

2.Descending Order: রো বা কলামের ডেটা মানের অধঃক্রমে এবং টেক্সট হলে Z-A অনুসারে সাজা্নোর পদ্ধতি ।

কোনো তালিকার কলামের ডেটাগুলি Sorting কীভাবে কাকে বলে?

• নির্দিষ্ট কলামটিকে সিলেক্ট করতে হবে ।
• Home ট্যাবের Editing কমান্ডগ্রুপের Sort & Filter বাটনে ক্লিক করলে Ascending-ভাবে Sort করতে হলে “Sort A To Z” সিলেক্ট করতে হবে ।/ Descending-ভাবে Sort করতে হলে “Sort Z To A” সিলেক্ট করতে হবে ।

কোনো তালিকার রো (Row) ডেটাগুলি Sorting কীভাবে কাকে বলে?

• নির্দিষ্ট রো-টিকে সিলেক্ট করতে হবে ।
• Home ট্যাবের Editing কমান্ডগ্রুপের Sort & Filter বাটনে ক্লিক করে Custom Sort অপশনে ক্লিক করলে Sort ডায়লগ বস্ক খুলবে ।
• এই ডায়লগ বস্কের Option বাটনে ক্লিক করলে Sort Options ডায়লগ বস্ক থেকে Sort Left To Right সিলেক্ট করে OK বাটনে ক্লিক করতে হবে ।
• Sort By লিস্ট বস্ক থেকে রো সিলেক্ট করতে হবে, Sort On থেকে Value সিলেক্ট করতে হবে এবং Order বস্ক থেকে A To Z” সিলেক্ট করতে হবে Ascending এর জন্য / Z-A সিলেক্ট করতে হবে Descending এর জন্য / Smallest to Largest সংখ্যায় Ascending  এর জন্য / Largest to Smallest সংখ্যায় Descending  এর জন্য  সিলেক্ট করতে হবে ।